Una richiesta di acquisto sotto soglia non dovrebbe aspettare tre giorni una firma. Con regole chiare e un po' di AI, le approvazioni di routine si chiudono in ore. Quelle importanti restano a te.
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Ogni azienda con più di venti persone ha una coda di approvazioni. Ordini di acquisto, note spese, ferie, richieste di budget. Passano via email, si perdono, tornano indietro.
La maggior parte di queste richieste rispetta regole fisse: importo sotto soglia, fornitore già approvato, budget disponibile. Un responsabile passa il 30-40% del suo tempo a controllare cose che una regola verifica in due secondi.
L'automazione lavora in due strati. Il primo sono le regole aziendali, scritte una volta e applicate sempre. Il secondo è l'AI, che impara dai casi passati e segnala le anomalie: un fornitore nuovo, un importo insolito per quella categoria.
Se la richiesta passa i due filtri, è approvata. Se solleva un dubbio, arriva al responsabile con tutte le informazioni già raccolte. Lui decide, senza cercare file in cinque sistemi diversi.
Il secondo processo è l'ingresso di un nuovo fornitore. Servono certificati, visura camerale, DURC, coordinate bancarie. Oggi qualcuno li chiede via email, li aspetta, li controlla a mano.
Un sistema automatico manda la richiesta giusta per quel tipo di fornitore. Poi verifica che i documenti siano completi e ancora validi, e controlla che la ragione sociale coincida ovunque.
Quando tutto è in ordine, la pratica va avanti da sola verso il contratto. Chi rincorreva i documenti fa altro. E se un certificato scade, il sistema lo dice prima che diventi un problema.
Il terzo processo sono fatture, ordini e bolle in arrivo. Oggi una persona li apre uno per uno, cerca il numero d'ordine, confronta gli importi e li gira a chi deve approvarli.
Con la lettura automatica dei documenti il sistema estrae i dati chiave e riconosce il tipo di documento. Trova subito le differenze: un prezzo diverso da quello concordato, una quantità che non torna con la bolla.
Se fattura, ordine e bolla coincidono, il documento entra da solo nel flusso di pagamento. Se qualcosa non torna, arriva alla persona giusta con la differenza già evidenziata. Meno errori, meno contestazioni con i fornitori, pagamenti più regolari.
Raccontaci il processo in mezz'ora e ti diciamo cosa si automatizza per primo, con i numeri della tua azienda.
Un sistema di questo tipo ha quattro pezzi, e non serve conoscerli per usarlo.
Il primo coordina i passaggi e ricorda a che punto è ogni pratica. Il secondo legge i documenti e trasforma un PDF in dati. Il terzo sono le regole di approvazione, quelle che oggi stanno nella testa del responsabile.
Il quarto è la persona. Le decisioni che contano davvero, un acquisto grosso, un contratto nuovo, un cliente a rischio, restano a un essere umano. Il sistema prepara il fascicolo, non decide al posto tuo.
Ogni azione viene registrata in modo che nessuno possa cancellarla. In caso di controllo sai chi ha approvato cosa, e quando, in pochi secondi.
La domanda che ci fanno tutti: e il mio gestionale? Zucchetti, TeamSystem, un vecchio programma fatto in casa.
Se il gestionale ha un'interfaccia moderna, ci si collega direttamente. Se non ce l'ha, si usa un automa software che fa quello che farebbe una persona: apre la schermata, compila i campi, legge la risposta. Solo che ci mette pochi secondi e non si stanca.
Il gestionale non si tocca. Chi lo usa continua a usarlo come prima. L'automazione lavora intorno, non dentro.
Prendi un'azienda meccanica da 60 persone, con un ufficio acquisti di due persone. Ogni ordine passa dal responsabile di reparto e poi dal titolare. Di solito aspetta tre giorni, di più quando il titolare è in viaggio.
Si mettono le regole nel sistema: soglie per reparto, fornitori già approvati, budget del mese. Gli ordini che rispettano le regole passano da soli. Gli altri arrivano al titolare sul telefono, con la scheda già pronta.
È lo schema che ripetiamo in ogni prototipo: oltre 9 ordini su 10 passano senza una firma, entro poche ore. Le due persone degli acquisti smettono di rincorrere firme e tornano a trattare con i fornitori.
Due o più sì: c'è un processo che vale un prototipo. Lo costruiamo gratis, in 10 giorni, ambientato nella tua azienda. Poi decidi con qualcosa di concreto in mano.
Soglie di spesa, fornitori autorizzati, budget di reparto: si definiscono una sola volta e valgono per ogni richiesta. Niente dimenticanze, niente eccezioni non dichiarate. Se una regola cambia, vale da subito per tutte le richieste successive.
Il sistema impara dai casi passati e segnala quello che esce dal normale: un fornitore mai visto, un importo troppo alto, una categoria insolita. Non approva da solo. Prepara la scheda e la passa a chi deve decidere.
Zucchetti, TeamSystem, SAP o un programma fatto in casa: l'automazione si collega senza modificarli. Se manca un'interfaccia moderna, un automa software compila le schermate come farebbe un operatore. Nessuna migrazione, nessun fermo.
Chi ha approvato, quando, in base a quale regola, con quale eccezione: tutto registrato in modo non cancellabile. Utile per i controlli interni e per rispondere a un audit in minuti invece che in giornate.
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Redazione a cura di Italy Soft, con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale e revisione editoriale umana.
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